Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA): Was Sie wissen sollten

Eine der Steuerarten, die uns im Alltag oft begegnen, ist die Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer. Unternehmen erheben diese auf ihre Waren und Dienstleistungen. Nach der Zahlung wird die gezahlte Steuer dann vom jeweiligen Unternehmer an das zuständige Finanzamt übermittelt. Das geschieht mit einer Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA). Wie diese aufgebaut ist und welche Fristen wichtig sind, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Umsatzsteuervoranmeldung: Definition

Die Umsatzsteuer – besser bekannt als Mehrwertsteuer – ist wohl die einzige Steuerart, die uns überall begegnet. Doch was versteht man genau darunter? Wenn ein Unternehmen Umsätze erzielt, ist es zur Zahlung der Umsatzsteuer verpflichtet. Außerdem müssen Unternehmer eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Mit dieser übermittelt ein Unternehmen, wie hoch die eingenommene Umsatzsteuer ausfällt.

Diese Daten werden dann – gleichzeitig mit den Werten der Vorsteuer, die das Unternehmen selbst z.B. für den Kauf von Rohstoffen getätigt hat – an das Finanzamt übermittelt. Daraus lässt sich die Information ziehen, ob das betreffende Unternehmen dem Staat noch Steuern schuldet oder ob er zu viel Steuern gezahlt hat und ihm nun eine Vorsteuererstattung zusteht.

Wie wird die Umsatzsteuer berechnet?

Zur Berechnung der fälligen Umsatzsteuer zieht man die gezahlte Vorsteuer von der eingenommenen Umsatzsteuer ab. Die Differenz bezeichnet man als Umsatzsteuerzahllast. Diese muss an das Finanzamt abgetreten werden. Fällt die Vorsteuer höher aus als die Umsatzsteuer, kommt es zur Vorsteuererstattung und das Finanzamt überweist dem Unternehmen den Betrag zurück. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel:

Im Januar schickt ein Unternehmen Rechnungen im Gesamtwert von 1.299 € an Kunden. Die Umsatzsteuer beträgt 19 %, also 207,40 €.

Im selben Monat werden Waren im Gesamtwert von 499 € gekauft. Die Umsatzsteuer beträgt auch hier 19 %, das entspricht 79,67 €.

Dem Finanzamt schuldet das Unternehmen also für Januar eine Umsatzsteuer in Höhe von 207,40 €, während das Finanzamt dem Unternehmen eine Vorsteuer von 79,76 € schuldet. Im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung für Januar muss das Unternehmen also die Differenz von 127,64 € an das Finanzamt abführen.

Wann ist eine Umsatzsteuervoranmeldung fällig?

Je nach Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres legt das Finanzamt fest, in welchen Abständen die Zahlungen erfolgen müssen. Beträgt diese weniger als 1.001 €, muss keine Umsatzsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden. Liegt der Betrag darüber, gibt es zwei Möglichkeiten bezüglich der Fälligkeit:

Quartalsweise

Liegt die Steuerlast Ihres Unternehmens zwischen 1.001 € und 7.500 €, dann müssen Sie Ihre Voranmeldung vierteljährlich bzw. quartalsweise einreichen.

Monatlich

Im Falle einer Neugründung muss im Gründungsjahr sowie im darauffolgenden Jahr eine monatliche Voranmeldung abgegeben werden.

Auch Unternehmen, deren Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr mehr als 7.500 € betrug, müssen ihre Umsatzsteuervoranmeldung monatlich übermitteln.

Welche Fristen gelten?

Ganz gleich, welches Intervall für Sie gilt: Die Umsatzsteuervoranmeldung müssen Sie jeweils bis zum 10. des Folgemonats einreichen. Fällt der 10. Auf einen Feiertag oder ein Wochenende, verlängert sich die Frist bis zum nächsten Arbeitstag.

Dauerhafte Fristverlängerung

Die 10-tägige Frist zur Meldung ist Ihnen zu kurz? Es ist möglich, beim Finanzamt einen Antrag auf Dauerfristverlängerung zu stellen. Wird diesem stattgegeben, dann verlängert sich die Meldefrist für Sie um einen Monat. Bei Unternehmen, die eine monatliche Anmeldung abgeben, verlängert sich die Frist bis zum 10. Februar. Übermitteln Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung in der Regel im vierteljährlichen Intervall? Dann gilt nun eine Frist zur Abgabe bis zum 10. April.

Besondere Fälle

Was die Fristen betrifft, so gibt es auch hier Sonderfälle. Die Häufigkeit der Abgabe verhält sich sowohl für bestimmte EU-Umsätze als auch für Existenzgründer unterschiedlich:

EU-Umsätze

Unter bestimmten Voraussetzungen müssen Sie als Unternehmer für das Vierteljahr, in dem Umsätze getätigt wurden, eine Voranmeldung übermitteln. Wenn Sie:

Waren aus der EU kaufen,
sonstige Leistungen aus einem EU-Staat beziehen, Werksleistungen aus dem Ausland erhalten oder dort ein Grundstück erwerben (also als Leistungsempfänger zur Umsatzsteuer verpflichtet sind),
an innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften beteiligt sind oder
die EU mit Fahrzeugen beliefern.

Existenzgründer

Gesetzlich geregelt ist, dass Sie im Jahr der Neugründung sowie im darauffolgenden Ihre Umsatzsteuervoranmeldung monatlich übermitteln müssen. Wenn Sie zu Beginn des dritten Geschäftsjahres den Vorjahresumsatz bestimmen, können Sie eventuell einen Antrag auf Umstellung des künftigen Zeitraumes für die Anmeldung stellen. Beispiel: Betrug die Umsatzsteuer des Vorjahres 20.000 € und die Erstattung der Vorsteuer lag bei 15.000 €, liegt die Umsatzsteuerzahllast bei 5.000 €. Dann können Sie von einer monatlichen zur vierteljährlichen Abgabepflicht wechseln.

Frist verpasst – was nun?

Es kann immer mal vorkommen, dass Sie Fristen aus den unterschiedlichsten Gründen nicht einhalten können. Reichen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung jedoch verspätet ein oder ergeben sich überfällige Zahlungen, dann wird dies mit einem Säumniszuschlag geahndet. Dieser wird bei einer verspäteten Anmeldung fällig und beträgt maximal 10 % der Umsatzsteuerzahllast, gerundet auf volle 50 €. Beispiel: Angenommen die Zahllast beträgt 4.040 €. Der Säumniszuschlag beträgt in diesem Fall 40 €. Daher ist es wichtig, die Fristen einzuhalten und alle Daten korrekt zu erfassen.

Wie mache ich eine Umsatzsteuervoranmeldung?

Für die Umsatzsteuervoranmeldung gibt es seit 2006 nur noch einen Weg: online über das Portal ELSTER. In Ausnahmefällen können Sie diese allerdings auch in Papierform einreichen. Im ELSTER-Portal gehen Sie wie folgt vor:

Anmeldung

Zugang online beantragen und Anmeldung durchführen.

Erstellung

Umsatzsteuervoranmeldung (mit Steuernummer, Voranmeldezeitraum, Unternehmensangaben und Umsätzen) erstellen.

Übermittlung

Nach einer Plausibilitätsprüfung wird die Umsatzsteuervoranmeldung elektronisch an das Finanzamt übermittelt.

Was dabei zu beachten ist

Einige Schwächen weist das Programm zur Übermittlung jedoch auf. So verlangt es bei den Umsätzen beispielsweise Nettobeträge ohne Umsatzsteuer. Darüber hinaus dürfen Sie bei der Vorsteuer nur den Steuerbetrag eingeben. Dennoch ist eine Benutzung von Vorteil und spart Zeit. Bedenken Sie bei der Eingabe: Bei einer manuellen Übertragung von Buchhaltungsdaten können immer Fehler passieren. Daher empfiehlt es sich, die Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus einer Buchhaltungssoftware zu übermitteln.

Wer muss keine Umsatzsteuervoranmeldung machen?

Kleinunternehmer, die nicht umsatzsteuerpflichtig sind. Um unter diese Rubrik zu fallen, müssen Sie lediglich die sogenannte Kleinunternehmerregelung nach § 19 UstG in Anspruch nehmen. Da die Umsatzsteuer dann in diesem Fall entfällt, können Waren und Dienstleistungen günstiger angeboten werden, was wiederum einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz bedeuten kann. Wichtig: Auf die Umsatzsteuerjahreserklärung können Kleinunternehmen jedoch nicht verzichten.
Bestimmte Berufsgruppen: Ärzte, Zahnärzte, Hebammen, Physiotherapeuten und Versicherungsmakler sind von der Umsatzsteuer befreit.
Wenn die Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr weniger als 1.000 € betrug, dann können Sie sich nach Rücksprache mit dem Finanzamt von der Anmeldung befreien lassen. Wichtig: Eine Umsatzsteuererklärung muss dennoch einmal jährlich abgegeben werden.

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